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工作日誌與待辦

近幾年來使用太多的工作管理工具,反而覺得效率不升反降。周圍的應用工具一多,就容易因為分散而管理不易。我個人覺得最難解的是「待辦事項」。

透過待辦事項的軟體工具來管理工作事項,以我的經驗來說有幾個問題:第一,待辦清單變龐大之後不容易管理。這牽涉到另一個層面的問題:介面操作流暢度。待辦事項的本體是「清單」,軟體提供使用者透過作業系統慣用的方式來編輯、調整清單。待辦事項的細節要透過跳出來的小視窗編輯;要移動待辦事項的次序要透過滑鼠或手指頭的長觸移來改變。這些額外的動作會讓管理大型待辦清單變得很吃力。

第二,待辦清單不利於記載待辦事項的故事性。故事性的好處在於了解觸發該待辦事項的前後脈絡,用於理解與判斷這件事項的處理權重。故事性有助於事後回顧,可用來檢討或評估績效。大部分的待辦管理軟體包含細節編輯的功能,但如同前述,這種需要進一步編輯的設計會影響待辦清單管理的流暢度。再者,待辦清單的細節內容也不利於回顧與追蹤。待辦事項的設計邏輯是一旦「完成」了,這些項目就會被堆進去「已完成」清單。

接下來是本篇的重點:用筆記本來管理待辦事項,甚至是做為工作日誌或工作記錄。筆記或記事本軟體是最適合做為工作日誌的選擇,它的設計邏輯與紙本筆記本最為接近。記事本身提供了故事性,並進一步地從故事性中梳理出待辦事項。

另一個好處直接受益於「純文字」應用的強大。筆記本或記事軟體通常是基於純文字編輯器,架構簡單不吃效能,即使只有鍵盤也能進行快速流暢的編輯。這讓記事管理變得更加容易。

最重要的是,這種工作日誌提供了「緩衝區」的功能。就像 Gmail 的 inbox 的功用,將所有的工作事件(例如 mail 中客戶的要求)先集中起來,可進一步地整理或分配到更專門的 app 中,一旦完成或不需要追蹤之後,就可以進行封存。封存和刪除兩個動作不同,封存的的 email 可以在所有郵件找到。

有時候在網路上找資料,需要下載 PDF 或 Office 文件,這時候我會統一將它們下載到電腦的 Download 資料夾。直到工作完成後,我才會著手整理這些下載的檔案,將檔案重新命名,並移到適當的資料夾中。Download 資料夾就是一種緩衝區的概念,讓使用者先拋開「管理」,專注在工作事務上。同理,工作日誌也一樣。

上述論點的關鍵在於緩衝集中的,緩衝讓使用者專注在當下,不必分心於管理。集中讓使用者馬上就能找到適當的應用,並讓後續管理變得更容易。

至於如何記事,等到之後有空再來討論了。

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